Dokumentation: Sletningsregler
Periodisk sletning af alle persondata
Det periodiske workflow kører automatisk én gang om ugen og tjekker samtlige personer.
Personen - incl. alle relaterede data - slettes hvis
- Fratrædelsesdato på personer er ældre end 6 år (2192 dage) *) og
- Personen er arkiveret for mere end 14 dage siden og
- Personen ikke har en aktuel ansættelse
Hvis betingelserne er opfyldt bortset fra, at personen ikke er arkiveret, arkiveres denne i stedet og bliver så først slettet ved kørslen 14 dage senere.
Tjekket på, om der ligger en aktuel ansættelse og om personen er arkiveret, skal sikre mod fejlagtige sletninger.
*) Perioden bestemmes af den dataansvarlige og kan derfor tilpasses.
Undlad automatisk sletning
Enkelte virksomheder kan være omfattet af særlige krav, der gør at en person ikke skal slettes efter standardreglerne.
Der er særlige felter knyttet til personoplysningerne, hvor der markeres , hvis automatisk sletning undlades. Der kan angives en note, hvorfor. Disse data kan kun ses og redigeres af en administrator.
Der findes særlige regler for statslige institutioner, omkring opbevaring af persondata ud over de 5 regnskabsår efter fratrædelse. I Offboarding har vi gjort det muligt, at vælge at workflowet automatisk markerer personen til "undlad automatisk sletning", hvis vedkommende har været leder og/eller er født den 1. i en måned. Samtidig sættes en note herom, i notefeltet.
En særlig liste Personer, ikke slettes under hovedmenu-gruppen Overblik viser de personer, der er undtaget for sletning.
Filarkiv
På filers metadata, kan angives en slettedato. Når den dato nås, slettes dokumentet automatisk.
Det er endvidere muligt pr. filkategori at angive om filer i kategorien skal slettes ved fratrædelse. Valg af dette er indbygget i vores standard Offboarding.
Læs mere her om de generelle overvejelser og muligheder vedr. sletning af personoplysninger